13. Fachkongress des IT-Planungsrats

Digitalisierungsstrategien von EU, Bund, Ländern und Kommunen verfolgen mehrere Ziele, um die wirtschaftliche, gesellschaftliche und administrative Effizienz zu steigern sowie die Lebensqualität der Bürger:innen zu verbessern und die Unternehmen zu entlasten. Damit alle staatlichen Ebenen sich an einem gemeinsamen Zielbild orientieren können, entwickelt der IT-Planungsrat eine Föderale Digitalisierungsstrategie, bei welcher bereits bekannte Strategien und innovative Ansätze zur Optimierung föderaler Strukturen einbezogen und möglichst synchronisiert werden. Dabei können insbesondere Potenziale von (übergreifenden) Digitalisierungsstrukturen, gemeinsamer KI-Entwicklungen, der Nutzung von Cloud-Services aber auch Entwicklungen im Bereich der Umsetzung des Einer für Alle (EfA)-Prinzips eingebracht werden. Ziel ist es, Synergien aus bewährten Strategien von Bund, Ländern und Kommunen zu identifizieren und zu nutzen, um eine effizientere, aber zugleich kund:innenfreundliche Verwaltung zu gestalten.

Diskutieren Sie mit uns:

• Welche strategischen Elemente aus der EU, dem Bund, der Länder und Kommunen fördern die Zusammenarbeit im Föderalismus und wo zeigen diese Wirksamkeit?
• Wie kann die föderale Zusammenarbeit intensiviert werden?
• Welche Erfahrungen und Umsetzungsbeispiele für erfolgreiche Strategien und innovative Zusammenarbeit im Digitalisierungskontext gibt es?
• Wo findet das Motto „Digitalisierung – einfach machen“ Anwendung?

Die Verwaltung steht in vielen Bereichen vor der Herausforderung, sich insbesondere vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung und wachsender Kundenansprüche selbst zukunftsfähig aufzustellen und hierfür technischen Fortschritt, ethische Aspekte und Nachhaltigkeitserfordernisse zu berücksichtigen. Moderne Technologien wie z.B. KI, Cloudlösungen und niedrigschwellige Entwicklungsformen mit No-Code/Low-Code-Anwendungen bieten großes Potential zur Optimierung von Verwaltungsprozessen durch eine flexible, skalierbare IT-Infrastruktur, die Ressourcen effizienter nutzt und die Verwaltung agiler macht. Gleichzeitig gewähren diese Transparenz und verbesserte Servicequalität durch automatisierte Routineaufgaben. Die Nutzung von Daten bekommt im Zuge der Registermodernisierung und der Validierung von Entscheidungen eine höhere Bedeutung. Nicht zu vernachlässigen ist zudem die Nachhaltigkeit in Bezug auf Umwelt- und Ressourcenschonung. Green-IT findet daher zunehmend Einzug in der Verwaltung.

Die so optimierten Dienstleistungen können die Zufriedenheit von Bürger:innen und Unternehmen erhöhen und diese entlasten; die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen wird erleichtert und das Vertrauen in die Verwaltung gestärkt. Dabei sind aber auch Auswirkungen auf die Beschäftigten sowie rechtliche Fragenzu berücksichtigen. Die zukunftsfähige Verwaltung richtet sich nicht nur auf Intelligente Systeme aus, sondern muss sich auch mit allen Aspekten der digitalen Transformation befassen und Fragen zur Übertragung von Verantwortung für Entscheidungen auf intelligente Systeme einbeziehen.

Diskutieren Sie mit uns:

• Wie werden neue Technologien die Verwaltung in der Zukunft prägen?
• Wie können Technologien sinnvoll verknüpft werden?
• Wie können Insellösungen zugunsten einer Nachnutzung guter Lösungen vermieden werden?
• Welche praktischen Einsatzfelder und technische Lösungen gibt es für KI?
• Wie müssen die Rahmenbedingungen für den Einsatz neuer Technologien gestaltet werden?
• Wie schafft man echte Nachhaltigkeit?
• Welche Green-IT-Ansätze existieren und regen zum Nachmachen an?

Was nutzen die besten neuen Technologien, wenn sie nicht zu den Prozessen in der Organisation passen? Wenn der digitale Wandel das Tätigkeitsspektrum der Menschen, ihre Arbeitswelt und die Arbeitskultur beeinflusst, müssen auf organisatorischer und individueller Ebene Reaktionen erfolgen. Führungskräfte müssen sich intensiver mit IT und Geschäftsprozessen befassen und mit Vorbehalten und Widerständen umgehen. Im Prozess der digitalen Transformation dürfen die weniger technikaffinen Beschäftigten nicht abgehängt werden. Ein intensives Change Management mit Beteiligungsformaten, Fortbildungen und Vermittlung von Zielen ist ein Erfolgsfaktor bei der Digitalisierung. Voneinander lernen, neue Prozesse ausprobieren und eine neue Arbeitswelt kennenlernen sind wichtige Elemente zur Begleitung von Geschäftsprozessänderungen und Softwareeinführungen.

Veränderungen müssen immer begleitet werden. Es reicht nicht aus, eine alte Software einfach durch eine neue zu ersetzen. Die Menschen müssen mitgenommen und ein echter Mehrwert vermittelt werden, sonst werden die neuen Technologien nicht eingesetzt. Nach dem Motto „Der Köder muss dem Fisch schmecken, und nicht dem Angler“ freuen wir uns auf innovative Ideen, die Einführung neue digitaler oder automatisierter Prozesse adressatengerecht zu begleiten.

Diskutieren Sie mit uns:

• Wie sieht die neue Arbeitswelt in der digitalisierten Verwaltung aus?
• Wie können neue Technologien so eingeführt werden, dass die Mitarbeitenden einen echten Mehrwert in der digitalen Transformation erkennen?
• Wie implementiert und lebt eine Behörde gutes Change Management?
• Funktioniert herkömmliche Führung in Zeiten der Digitalisierung noch?
• Wie gelingt gute Prozessoptimierung in der Balance zwischen Mitnahme und Belastung der betroffenen Beschäftigten?
• Wie stark ist das Digitalisierungserfordernis bereits in der Ausbildung und dem Studium zukünftiger Verwaltungsbeschäftigten aller Fachrichtungen zu berücksichtigen?

Erfolgreiche Beispiele aus der Praxis sollen anderen Verwaltungen Mut machen, Digitalisierungsschritte zu wagen. Sie sollen aufzeigen, dass mit den richtigen Maßnahmen und Technologien der Weg zu einer modernen und effizienten Verwaltung geebnet werden kann.

In den letzten Jahren wurde in der Umsetzung des OZG die Notwendigkeit einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung deutlich. Kommunen und Länder demonstrieren nun zunehmend, wie digitale Verwaltungsleistungen effizient umgesetzt werden und damit als Best Practice Muster und Erfolgsrezepte für die Digitalisierung der Verwaltung dienen können. Sie zeigen Methoden auf, die in ähnlichen Situationen erneut erfolgreich sein können, lassen jedoch auch Raum für daraus weiterzuentwickelnde innovative Ansätze.

Best Practices umfassen die Entwicklung nutzungsfreundlicher Online-Portale, die Integration von Online-Diensten in Fachverfahren, die Schaffung nahtloser digitaler Prozesse und die Implementierung neuer Technologien (z.B. KI). Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Schaffung von positiven Nutzungserfahrungen im Umgang mit einer digitalen Verwaltung – auch durch den Blick über den Tellerrand.

Diskutieren Sie mit uns:

• Sind die vorgestellten Praxiserfahrungen auch in Ihrer Behörde umsetzbar?
• Was muss in Ihrer Behörde geschehen, damit die Best Practice-Vorstellungen anwendbar sind?
• Wo gibt es gute Beispiele für Strategien mit konkreten Umsetzungserfolgen?
• Warum ist auch das Scheitern von Versuchen ein Erfolg und was lernen wir daraus?
• Lessons learned und Best Practice: wie verknüpfen und teilen wir unser Wissen und Erfahrungen?