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Standard für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten

IT-Planungsrat | 05.10.2017 | 24. Sitzung | Beschluss 2017/39

  1. Der IT-Planungsrat bedankt sich beim Federführer Rheinland-Pfalz und allen Beteiligten für die Erarbeitung und Vorlage des Standards "Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten".

  2. Der Planungsrat beschließt gemäß § 3 IT-Staatsvertag für den Bedarf Standard für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten die verbindliche Anwendung des Standards xdomea in der jeweils gemäß Ziffer 6 veröffentlichten Version für folgende Kommunikationsszenarien:

    • Schriftgutobjekte an andere versenden mit und ohne Rückantwort
    • Abgabe von Schriftgutobjekten inkl. Übernahme der Bearbeitung
    • Übermittlung von Aktenplänen
    • Aussonderung von Schriftgutobjekten

  3. Für IT-Verfahren, die dem bund-länderübergreifenden Datenaustausch oder dem Datenaustausch mit Bürgern und Wirtschaft dienen, werden folgende Konformitätsfristen festgelegt:

    • mit Beschlussfassung - für IT-Verfahren, die neu aufgebaut oder in wesentlichem Umfang überarbeitet werden.
    • drei Jahre nach Beschlussfassung - für andere IT-Verfahren.

  4. Die Mitglieder des IT-Planungsrats tragen in ihrer jeweiligen Gebietskörperschaft dafür Sorge, dass - sobald möglich - sämtliche IT-Verfahren konform zu diesem Standard sind.

  5. Der Planungsrat empfiehlt weiterhin für den Bedarf Standard für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten die Anwendung des Standards xdomea in der jeweils gemäß Ziffer 6 veröffentlichten Version für folgende Kommunikationsszenarien:

    • Fachverfahrenskommunikation

  6. Der Standard xdomea wird im Auftrag des IT-Planungsrats von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Er ist im Bundesarchiv, Potsdamer Straße 1, 56075 Koblenz, für jedermann zugänglich und archivmäßig gesichert niedergelegt. Der Standard sowie Änderungen des Standards werden vom IT-Planungsrat im Bundesanzeiger bekannt gemacht; dabei werden das Herausgabedatum und der Beginn der Anwendung angegeben.

  7. Der IT-Planungsrat bittet die AG xdomea ihre Arbeiten fortzuführen und insbesondere die nicht oder nur unvollständigen Anforderungen aus der Bedarfsbeschreibung zu bewerten und in die Releaseplanung von xdomea aufzunehmen.

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